viernes, 13 de agosto de 2010

INFORMES

1.Qué es un Informe y para qué sirve?

no es mas que una tabla o consulta mostrada en una forma "elegante y dinámica", los informes son uno de los módulos de access mas importantes, ya que permiten automatizar en gran medida el desarrollo de documentos a partir de bases de datos. Gracias a las herramientas de agrupación y ordenación de datos, y combinado con el código vba que podemos asociar al informe Y sirven para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente para imprimirlos.

2.Pasos para crear un informe
Diseño de informe abre un informe en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él. Este método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un autoinforme o utilizar el asistente y después sobre el informe creado modificar el diseño para ajustar el informe a nuestras necesidades.

Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del informe.

Informe consiste en crear automáticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploración.

Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentación.

3.Enumera y describe brevemente las distintas formas de crear un Informe.
1 Abrir la base de datos donde se encuentra el formulario a crear.
2 Hacer clic sobre el objeto Informe que se encuentra a la derecha de la ventana de la base de datos.
3 Hacer clic sobre la opción Crear un informe utilizando el asistente de la ventana de la base de datos.
4 Hacer clic sobre el botón Nuevo de la ventana de la base de datos.
5 Seleccionar Asistente para informes.
6 Hacer clic sobre el botón Aceptar.
7Debemos especificar los campos que aparecerán en el formulario utilizando los siguientes botones:
para añadir al informe el campo seleccionado .
para añadir todos los campos.
para quitar el campo seleccionado de la lista de campos del informe de la derecha.
para quitar todos los campos de la lista de campos del informe y ya .

Otra forma distinta de crear un informe es a partir de los datos de más de una tabla, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable del recuadro Tablas/Consultas y elegir la tabla correspondiente.
Hacer clic sobre el botón Siguiente para ir al siguiente paso del asistente y a el siguiente cuadro de diálogoElegir algún campo que nos servirá para agrupar los datos a imprimir.
Hacer clic sobre el botón Siguiente.
Aparecerá el cuadro para determinar el orden de los registros:
Hacer clic sobre la flecha de la derecha del primer recuadro y elegir el campo por el que queremos ordenar el informe.
El botón de la derecha nos sirve para elegir el orden si pone AZ será en orden ascendente y si pone ZA será en orden descendente.
En caso de querer ordenar por más de un campo, utilizar el segundo recuadro, así se ordenaría por el primero y en caso de tener dos iguales se ordenaría por el segundo y así sucesivamente.
Hacer clic sobre el botón Siguiente y por último el paso del asistente para informes:
Escribir el nombre que le queremos dar al informe. Este nombre coincidirá con el título que aparecerá al principio de la página.
Hacer clic sobre el botón Finalizar

4.Establece la diferencia entre Informes y Formularios

La diferencia básica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe sólo se pueden visualizar o imprimir

en los informes se puede agrupar más facilmente la información y sacar totales por grupos en los formularios no

también por que los datos que están en el informe no se pueden modificar a diferencia con los de los formularios

los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una tabla ,los informes sirven generalmente para presentarlas

5.Imagen de uno de los informes

CONSULTAS


1.Qué es una Consulta?

Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.

2.Cuáles son los tipos de Consultas?
*Consultas de selección:Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podrá hacer o no según la consulta). Una consulta de selección genera una tabla lógica.

*Consultas de acción:Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de acción, de eliminación, de actualización, de datos anexados y de creación de tablas.

*Consultas específicas de SQL:Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de Access sino que se tienen que definir directamente en SQL. Estas consultas no se estudiarán en este curso ya que para definirlas hay que saber SQL, cosa que no es objeto de este curso.

3.Enumera las opciones para crear una Consulta:

1 crea una consulta de selección sobre la base de los campos seleccionados y es el tipo más común de consulta.
2Abrir la base de datos y hacer click sobre la ficha Consultas
3Hacer click en el botón nuevo
4Hacer click en Asistente para consultas sencillas y después en Aceptar
5En la ventana que se abre, seleccionar la tabla de la cual desea llevarse los datos de la Tabla/Consultas
6Hacer click en un nombre de campo en el cuadro de Campos disponibles y sobre el botón > para introducirlo (o bien sobre el botón >> para introducirlos todos)
7Elegir, si fuese necesario, otra tabla y adjuntar los campos ulteriores
8 Asignar un título a la consulta y hacer click en el botón Terminar

4.Identificar los íconos de Consulta de la ventana base de datos
podemos identificar que en la parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecen las tablas añadidas con sus correspondientes campos, y en la parte inferior denominada cuadrícula QBE definimos la consulta.

Cada columna de la cuadrícula QBE corresponde a un campo.

Cada fila tiene un propósito que detallamos brevemente a continuación, más adelante iremos profundizando en la explicación:

Campo: ahí ponemos el campo a utilizar que en la mayoría de los casos será el campo a visualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla y también puede ser un campo calculado.

Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos será útil cuando definamos consultas basadas en varias tablas.

Orden: sirve para ordenar las filas del resultado.

Mostrar: si la casilla de verificación aparece desactivada la columna no aparecerá en el resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la consulta pero no queremos que aparezca en el resultado.

Criterios: sirve para especificar un criterio de búsqueda. Un criterio de búsqueda es una condición que deben cumplir los registros que aparecerán en el resultado de la consulta. Por lo tanto está formado por una condición o varias condiciones unidas por los operadores Y (AND) y O (OR).

O: esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones.

lunes, 9 de agosto de 2010

Base de datos: Formularios

¿Qué es un formulario y para qué se utiliza?
Un formulario es generalmente una hoja de papel en la que disponemos de lugares en blan-co para introducir la información, con un campo separado para cada dato.
Como un complemento, un formulario Access puede disponer de los llamados botones de comando. Pulsando estos botones se ejecutarán funciones o tareas que nos ayudarán a manejar la información. se utilizan para juntar datos de usuarios, crear encuestas sirven para realizar un pedidos en una tienda virtual, conocer las opiniones de los usuarios, hacer suscripciones a un boletín o revista y recibir preguntas

¿A qué objeto se le crean formularios?
Se crea un formulario a un objeto en la vista Tabla dinámica o Gráfico dinámico para analizar los datos. donde se puede cambiar dinámicamente el diseño para presentar los datos de diferentes maneras. Puede reorganizar los encabezados de filas, encabezados de columnas y campos de filtro hasta que obtenga el diseño deseado. Cada vez que modifica el diseño, el formulario actualiza inmediatamente los datos a partir de la nueva organización.

¿Cuál es la estructura de un formulario?

¿Cuáles son las formas de crear un formulario?
Puede usar la herramienta Formulario para crear un formulario con un solo clic. Cuando usa esta herramienta, todos los campos del origen de datos subyacente están colocados en el formulario. Puede comenzar a usar inmediatamente el nuevo formulario, o bien, puede modificarlo en la vista Presentación o Diseño para ajustarlo a sus necesidades.

Usar la herramienta Formulario para crear un nuevo formulario
En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario.
En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Formulario.
o tambien Crear un formulario dividido mediante la herramienta Formulario dividido osea Un formulario dividido es una característica nueva de Microsoft Office Access 2007 que permite obtener dos vistas de los mismos datos a la vez: una vista Formulario y una vista Hoja de datos.
Crear un formulario que muestre varios registros mediante la herramienta Varios elementos
Cuando se crea un formulario mediante la herramienta Formulario simple, ese formulario muestra uno solo registro a la vez. Si se desea disponer de un formulario que muestre varios registros pero es más personalizable que una hoja de datos, se puede usar la herramienta Varios elementos.

En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario.
En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Más formularios
Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación. En la vista Presentación, se pueden realizar cambios de diseño en el formulario mientras muestre datos. Por ejemplo, se puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos.
Crear un formulario mediante el Asistente para formularios,
En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Más formularios y en Asistente para formularios .
Siga las instrucciones que figuran en las páginas del Asistente para formularios.
Crear un formulario mediante la herramienta Formulario en blanco

Si el asistente o las herramientas de creación de formulario no se ajustan a sus necesidades, puede usar la herramienta Formulario en blanco para crear un formulario. Puede ser una forma muy rápida de crear un formulario, especialmente si está pensando en incluir sólo unos pocos campos.

En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en En blanco.
Access abre un formulario en blanco en la vista Presentación y muestra el panel Lista de campos.

¿Cuál es la Importancia del cuadro de controles?
el cuadro de controles es muy importantes ya que es objeto que muestra datos, realiza acciones o se utiliza como decoración. Por ejemplo, podemos utilizar un cuadro de texto para mostrar datos, un botón de comando para abrir otro formulario o informe, o una línea o un rectángulo para separar y agrupar controles con el fin de hacerlos más legibles. además tambien es importante para Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el control haciendo doble clic sobre él (aparecerá rodeado de una línea más oscura), a partir de ese momento se podrán crear todos los controles que queramos de este tipo sin necesidad de hacer clic sobre el botón correspondiente cada vez. Para quitar el bloqueo hacemos clic sobre el botón que tiene una flechita


Inserta la imagen de uno de los formularios que creaste.